BTW is voor veel beginnende ondernemers het meest ondoorzichtige stuk administratie. Maar de basis is logischer dan het lijkt: BTW is een belasting die de eindklant betaalt en die je als ondernemer doorgeeft aan de overheid. Hoe het werkt, en wat je echt moet weten.
Wat is BTW
Belasting over de Toegevoegde Waarde. In België is het standaardtarief 21%, met verlaagde tarieven van 6% (voedingswaren, medicijnen) en 12% (sociale woningen, restaurant-maaltijden). Bij een factuur van 100 euro excl. BTW factureer je 121 euro. De 21 euro stuur je door naar FOD Financiën.
BTW-nummer aanvragen
Bij je inschrijving in de KBO wordt je BTW-nummer automatisch geactiveerd. Het is meestal je KBO-nummer met BE0 ervoor. Vanaf de activatie ben je BTW-plichtig en moet je BTW-aangifte doen.
Vrijstellingsregeling onder 25.000 euro
Verwacht je minder dan 25.000 euro omzet per jaar? Dan kun je kiezen voor de vrijstellingsregeling: je rekent geen BTW aan klanten en doet geen periodieke aangifte. Klinkt aantrekkelijk, maar je kunt de BTW op je aankopen ook niet aftrekken. Voor wie veel B2B levert (klanten kunnen toch aftrekken) is de gewone regeling vaak voordeliger.
Kwartaal- of maandaangifte
De meeste kleine ondernemers doen kwartaalaangifte. Boven 2,5 miljoen euro omzet wordt het maandelijks. De aangifte gebeurt via Intervat (FOD Financiën). Deadline: 20 dagen na het einde van de aangiftetermijn.
Wat moet op je factuur
BTW-percentage en bedrag apart vermelden, BTW-nummer van jezelf en (bij B2B) van de klant, factuurdatum, factuurnummer (opvolgende reeks), beschrijving van geleverde goederen of diensten. Bij intracommunautaire leveringen geldt het 0%-tarief met vermelding “BTW verlegd”.
BTW aftrekken
De BTW die jij betaalt op zakelijke aankopen — laptop, abonnementen, kantoorkosten — kun je verrekenen met de BTW die je afdraagt. Bewaar al je facturen netjes; bij controle moet alles aantoonbaar zijn.
Brandstof en restaurantkosten
Niet alle BTW is volledig aftrekbaar. Personenwagens vaak slechts 50%, restaurantkosten 0%, drank en relatiegeschenken hebben specifieke regels. Een boekhouder voorkomt verkeerde aftrek en daarmee naheffingen.
Late aangifte of betaling
Boetes bij laattijdige aangifte beginnen bij 50 euro per maand vertraging plus interest. Bij grote of herhaalde overtredingen kan het oplopen tot duizenden euro’s. Zet de deadlines in je agenda en betaal liever een dag te vroeg.
BTW en buitenland
Lever je aan klanten in andere EU-landen? Dan komen er regels rond intracommunautaire leveringen, validatie van BTW-nummers (VIES-database), en eventuele MOSS- of OSS-aangiftes (digitale diensten en e-commerce). Hier echt advies inwinnen voor je begint.
BTW is geen vijand maar een doorgeefluik. Als je het systematisch aanpakt — facturen meteen registreren, kwartaaldeadlines respecteren, en bij twijfel de boekhouder bellen — wordt het een routinematige kwartaalklus.
Wat je moet weten zodra je BTW-plichtig wordt
BTW-plichtig worden brengt drie verplichtingen mee die starters vaak onderschatten.
Eén: de BTW-aangifte. Je moet maandelijks of per kwartaal aangifte doen via Intervat — ook in maanden zonder omzet (een nul-aangifte). Een gemiste aangifte levert direct een boete op. Plan een vaste dag in je agenda waarop je de aangifte voorbereidt; veel ondernemers doen dat de eerste werkdag van de nieuwe maand of het kwartaal.
Twee: BTW-correct factureren. Je factuur moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten — onder andere je BTW-nummer, dat van je klant (bij B2B in EU), het BTW-tarief, en — bij intracommunautaire leveringen — de juiste vrijstellingsclausule. Boekhoudsoftware doet dit standaard goed, vrije templates niet altijd.
Drie: aftrekbaarheid kennen. Niet alle BTW op aankopen recupereer je voor 100%: brandstof, restaurantbezoek en sommige professionele auto’s hebben beperkingen. Een korte gids van je boekhouder voorkomt dat je drie jaar later bij een controle BTW moet terugbetalen die je onterecht aftrok.
De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet onder 25.000 euro per jaar) blijft populair voor wie net begint, maar betekent ook dat je geen BTW kunt recupereren op je aankopen. Reken vooraf uit of het echt voordeliger is in jouw situatie.
